¿Qué son las Asambleas?
La Asamblea está formada por todos los miembros de la Organización. Es el órgano principal de expresión de la voluntad de los mismos. Tiene las siguientes características:
Es la máxima autoridad de la Organización;
Es deliberativa;
Es resolutiva; y
Es soberana
En la Asamblea se debaten, se proponen y se deciden los proyectos y los temas más importantes de la Organización. Puede ser ordinaria o extraordinaria.
La Asamblea Ordinaria
Deberá ser convocada en sesión ordinaria por la Comisión Directiva, por el Síndico o por un determinado número de miembros previsto en los estatutos sociales.
Se han de tratar en ella:
La aprobación de la memoria;
El balance y la rendición de cuentas;
Proyectos a desarrollar;
Los informes de los demás organismos de la Organización;
Elección de autoridades;
Asuntos varios promovidos por los asambleístas.
En las Asambleas Ordinarias se pueden establecer mandatos, tanto a la Comisión Directiva como a otro órgano de la organización.
La Asamblea Extraordinaria
La Asamblea Extraordinaria puede ser convocada las veces que sea necesaria, de acuerdo a lo dispuesto por los estatutos sociales. En ella se tratan temas importantes o graves, en forma inmediata. Habrá Asamblea Extraordinaria cuando lo exijan las disposiciones vigentes, a petición de ciertos números de miembros o cuando la acuerde la Comisión Directiva. La Asamblea será siempre extraordinaria cuando se trate cualquiera de los siguientes puntos:
- Disposiciones o enajenaciones de bienes;
- Solicitud de utilidad pública;
- Modificaciones del estatuto;
- Integrarse en una federación;
- Disolución de la organización;
Discusión y votación en la Asamblea
- En toda discusión se concederá la palabra a quien la solicite. Una vez discutido ampliamente en asunto, se procederá a la votación.
- La votación podrá ser a mano alzada o secreta por papeleta.
- Será siempre secreta por papeleta (boletín de voto) para elegir a las autoridades
Las Autoridades de la Asamblea:
Para el buen desarrollo de una Asamblea, ella debe ser dirigida por un Presidente, acompañado de dos Secretarios (estos pueden ser miembros cualquiera de la organización). El Presidente actúa como moderador de la Asamblea. Da el uso de la palabra a los miembros y mantiene el orden en caso de uso excesivo de la palabra, de interrupciones y de desviación del tema tratado. Los Secretarios cooperan con el Presidente para mantener el orden y la armonía en la Asamblea, tomando uno la lista de los miembros que piden el uso de la palabra y anotando el otro cuanto se diga, para la posterior elaboración del acta de la Asamblea.
¿Cómo organizar la Asamblea?
Preparación de la primera Asamblea
La primera Asamblea es muy importante. Se requiere de una buena y rigurosa planificación para lograr su éxito y motivar la participación de todos los invitados.
Reunión preparatoria
La persona interesada en formar una organización debe realizar una primera reunión de trabajo con las personas interesadas en formar la organización, con el fin de:
1. Acordar la estrategia para realización de la primera Asamblea
Estrategia de divulgación para hacerla llegar a la mayor cantidad de invitados.
En la convocatoria se deben indicar la identificación, el lugar, la fecha y la hora de inicio y culminación de la reunión, el temario e invitados (si los hubiere). Se recomienda que la invitación se haga por escrito o mediante visitas personales; también se puede recurrir a volantes, avisos en lugares públicos dentro de la comunidad, pancartas y avisos de prensa, entre otros.
2. Identificar los recursos requeridos para realizar la Asamblea
Seleccionar un lugar de reunión conocido que sea de fácil acceso para todos y que este acorde con la probable cantidad de asistentes. El lugar debe ser acondicionado considerando elementos tales como: iluminación, mesa para los oradores, mantel, agua, vasos, sillas, listas de registro de asistentes, papel, pizarrón, bolígrafos, equipo de sonido con micrófono y cualquier otro material de apoyo.
3. Integrar un equipo organizador de la Asamblea
Este equipo debe estar integrado por personas que asuman temporalmente roles y responsabilidades, que podrán ser ratificados o no por la asamblea, una vez iniciado su funcionamiento ordinario.
El Presidente o moderador mantiene el orden de la asamblea, da el uso de la palabra y conduce la votación para aprobar o rechazar las propuestas hechas. De él depende en gran medida el éxito de la asamblea, por lo que se sugiere seleccionar a la persona que posea las cualidades para realizar esa labor.
El Secretario de Actas lleva el registro ordenado y por escrito de los planteamientos hechos por los participantes, así como el de las decisiones emanadas de la asamblea.
Un responsable se encarga de que los participantes firmen las listas de asistencia, el acta y otros documentos importantes.
Un responsable de logística y recursos hace los arreglos necesarios para garantizar los recursos requeridos para el desarrollo exitoso de la asamblea.
4. Elaborar la agenda
Se sugiere como contenidos generales de la primera agenda los siguientes:
- Palabra de apertura;
- Debate sobre la organización que se quiere (se recomienda invitar a una personalidad versada en el tema);
- Puntos varios, donde los futuros miembros pueden hacer sus propuestas y manifestar sus ideas.
- Cierre de la asamblea con la lectura, aprobación y firma del acta de reunión, convocatoria para la próxima asamblea sobre el contenido de la próxima agenda.
5. Preparar propuestas sobre claras reglas del funcionamiento de la asamblea.
Estas reglas definen acuerdo sobre:
- Duración y frecuencia de la asamblea;
- Participación de los invitados especiales;
- Tiempo de duración de la palabra de los participantes;
- Orden de esta participación;
- Momento y duración del ciclo de preguntas y respuestas;
- Lectura de las propuestas del día y tiempo para su discusión;
- Otorgamiento del derecho a la palabra;
- Forma de votación; y
- Mecanismo para la toma de decisiones.
Estas reglas y acuerdos deben ser sometidos a la consideración de los participantes en la primera reunión.
Desarrollo de las asambleas. Recomendaciones
- Seleccionar los temas de debate e invitados especiales.
- Colocar en la entrada la lista de asistentes y asegurarse de que todos la firmen. La lista debe registrar los siguientes datos: nombres y apellidos, cédula de identidad, dirección, teléfono y firma.
- Iniciar la asamblea puntualmente con un mensaje de bienvenida.
- Leer la agenda y recordar a todos las reglas de funcionamiento para asegurar el éxito de la participación.
- Instalar la asamblea. El acto de constitución de la asamblea lo puede realizar el director del debate o cualquier otro miembro del equipo organizador de la asamblea. Ser aconseja hacerlo en forma sencilla, dando lectura al enunciado que informa a todos los participantes que, con el simple hecho de su presencia, queda constituida la asamblea constitutiva de la nueva organización.
- Presentar a los invitados especiales según lo previsto en la agenda y coordinar el ciclo de participación para preguntas y repuestas, generación de propuestas y fin del debate.
- Poner a consideración de los participantes la aprobación de propuestas hechas por los asistentes durante la asamblea. Las decisiones deben ser registradas en el acta por el Secretario.
- Resumir los acuerdos alcanzados, leer y someter a aprobación el acta de la asamblea, que debe ser redactada en lenguaje claro y sencillo.
- Aprobar la formación de la nueva organización.
- El acta deberá ser leída por el Presidente en la siguiente asamblea para rendir cuentas a todos los participantes de lo aprobado e informar a los ausentes en la asamblea anterior de las decisiones tomadas, a fin de que no se debatan propuestas ya discutidas.
- Acordar los puntos a considerar en la próxima agenda.
- Acordar fecha y lugar de la próxima asamblea y fecha de la elección de las nuevas autoridades.
¿Quién dirige la asamblea?
El perfil de la persona que dirige la asamblea o dirija una reunión, debería se:
- Democrática y participativa: que permita la intervención de todos los presentes;
- Tolerante: que escuche las ideas de todos;
- Dinámica: a fin de dinamizar todo el proceso asambleario.
Autoridades de las organizaciones intermedias
Se recomienda que en los estatutos de las organizaciones intermedias estén contempladas las siguientes autoridades y sus respectivas funciones:
Asamblea
La asamblea es la máxima autoridad de toda organización. Tiene las siguientes funciones:
- Elige a las autoridades de la organización;
- Aprueba o rechaza la memoria o el balance;
- Delibera y resuelve cualquier asunto sometido a su consideración; y
- Determina el plan general de trabajo para el periodo siguiente.
Presidente y Vicepresidente
El Presidente y el Vicepresidente serán electos por mayoría simple de votos. Tienen las siguientes funciones:
- ejerce la representación legal de la organización;
- suscribir todos los documentos (actas, contratos, resoluciones);
- administrar los bienes de la organización;
- convocar y presidir las reuniones de la comisión directiva; y
- dirigir las deliberaciones y votar solo en caso de empate.
El Vicepresidente sustituirá al Presidente en los casos establecidos en los estatutos sociales. También integra la Comisión Directiva.
Comisión Directiva
Los miembros de la Comisión Directiva serán elegidos en comicios directivos por los miembros de la organización, por medio del sistema de listas cerradas y de representación proporcional.
Para el mejor cumplimiento de sus funciones, la Comisión Directiva se organizará en Secretarias o Comisiones (ej.: Secretaría de Finanzas o Tesorería, Secretaría de Acción Social, etc.). Algunas de estas Secretarías o Comisiones contarán con un miembro adjunto (ej.: Tesorero y Vicetesorero).
En la primera reunión, la Comisión Directiva electa deberá elegir entre sus miembros las distintas Secretarías o Comisiones, por mayoría simple de votos.
La Comisión Directiva tiene las siguientes funciones:
- convocar a asamblea y reuniones de trabajo;
- cumplir y hacer cumplir las resoluciones de la asamblea y de la comisión directiva;
- elabora el plan de trabajo para cumplir con los objetivos y metas establecidos por la asamblea;
- autorizar al Presidente y a otros miembros a suscribir con convenios, contratos, etc.
- Conocer, analizar y gestionar las demandas y las propuestas que les presente los miembros de la organización;
- Dar a conocer a los miembros de la organización las acciones de la Comisión Directiva.
Síndicos
Serán elegidos de la misma forma que Presidente y Vicepresidente.
Tienen como función:
- Fiscalizar permanentemente el estado patrimonial y legal de la organización;
- Presentar su dictamen a la asamblea; y
- Asumir la representación de la Comisión Directiva en caso de caducidad o acefalia;
- Convocar a asamblea extraordinaria en los casos de caducidad, desintegración o acefalia.
Convocatorias
La convocatoria es el llamado a los accionistas a concurrir para tratar el orden del día establecido, siendo un acto público.
La Asamblea Ordinaria es, al menos, anual; y debe ser convocada por el Directorio, o en su defecto, por el Síndico.
Como manifestáramos más arriba, el tipo de Asamblea dependerá de los temas a tratar en la misma, es por ello que es posible convocar a Asamblea Ordinaria en más de una oportunidad en el mismo año, siendo obligatorio convocarla por lo menos una vez al año.
Las convocatorias se realizan mediante publicaciones hechas en un diario, durante cinco días, los cuales deben ser corridos, con diez días de anticipación por lo menos, y no más de treinta.
Debe indicarse el carácter de la Asamblea, es decir si se trata de Asamblea Ordinaria o Extraordinaria, la fecha, hora y lugar de reunión, orden del día, y demás requisitos especiales que por estatuto pudieren exigirse.
Importante aclarar con respecto al lugar de reunión, que la Asamblea debe reunirse en el domicilio social, debiendo entenderse por domicilio social a la ciudad donde se constituyó la sociedad.
La segunda Convocatoria
En caso de no haberse llevado a cabo la asamblea ordinaria, se hará dentro de los treinta días siguientes, y las publicaciones se efectuarán por tres días, los cuales deben ser corridos, con ocho días de anticipación como mínimo.
También existe la posibilidad de que se autoricen las convocatorias, primera y segunda, de manera simultánea, pudiendo la asamblea en segunda convocatoria celebrarse en el mismo día, una hora después de la fijada para la primera convocatoria, pero para que ello sea posible los estatutos deben autorizar la posibilidad.
Asistencia
Los accionistas para participar de la asamblea deben depositar sus acciones, o un certificado bancario de depósito librado al efecto, para ser registrado en el libro de asistencia, con una antelación no menor de tres días hábiles a la fecha fijada para la realización de la asamblea.
En caso de que no se cumpla con el plazo establecido para el depósito de las acciones, entendemos que de igual manera se puede habilitar la participación de las acciones depositadas fuera del plazo, pues el depósito previo no afecta la esencia del acto en sí.
Los accionistas, no podrán disponer de sus acciones mientras se encuentren depositadas en la sociedad.
El libro de asistencia a asamblea debe ser firmado por el accionista, o su representante, indicándose en el libro el domicilio y el número de votos que les corresponda.
Los Directores, los Gerentes Generales y los Síndicos tienen derecho y obligación de asistir con voz a todas las asambleas, teniendo derecho a votar en la medida que les corresponda como accionistas.
Cuórum
Es el número, o porcentaje, de acciones requeridas e indispensable para que la asamblea quede válidamente constituida y sesione.
Para la constitución de la Asamblea Ordinaria en primera convocatoria se requiere la presencia de accionistas que representen la mayoría de las acciones con derecho a voto.
En la segunda convocatoria la Asamblea Ordinaria se considera constituida cualquiera sea el porcentaje de capital representado.
El cuórum se computa de acuerdo a las acciones con derecho a voto, y no sobre el capital, recordando que ciertas acciones no poseen derecho a voto, como las que fueron adquiridas por la sociedad, o las que se encuentran en mora, pudiendo existir además acciones privilegiadas que tienen una mayor cantidad de votos.
